Главная страница » Трудовое право » Направление работника в служебную командировку: пошаговая процедура

Направление работника в служебную командировку: пошаговая процедура

Направление работника в командировку является одной из необходимых процедур, с которой следует ознакомиться работодателю, ведь без нее сейчас не обходится работа практически ни одной компании.

Даже те организации, работа которых, казалось бы, совсем не связана с разъездами, сталкиваются с необходимостью налаживать связи с иногородними или даже зарубежными контрагентами.

А так как процедура направления в служебные поездки урегулирована не только Трудовым кодексом (далее – ТК РФ), но и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение о командировании) и другими актами, для правильного оформления документов, связанных с командированием, необходимо глубоко изучить эту тему.

Оформление командировки: пошаговая процедура

1. Устанавливаем цель поездки.

Командировкой называется поездка сотрудника по указанию работодателя за пределы места работы для выполнения определенного поручения, вытекающего из его должностных обязанностей.

Первым делом необходимо определить цель командирования сотрудника, ведь именно от нее в первую очередь зависит, какими знаниями и умениями должен обладать направляемый сотрудник или в каком отделе организации он должен работать.

Раньше цель командировки указывалась в документе, называемом служебным заданием.

Сейчас этот документ принимается только в том случае, если это установлено локальными актами фирмы.

2. Выбираем сотрудника.

При выборе человека, который будет отправлен в командировку, необходимо помнить об установленных законодательством гарантиях работникам.

Так, есть категории лиц, которые, по общему правилу, вообще не могут быть отправлены в служебные поездки.

К ним относятся, например, беременные женщины, а также сотрудники, не достигшие 18 лет.

Некоторых сотрудников (родителей-одиночек с детьми до пяти лет, женщин, имеющих детей до трех лет, и других работников, в соответствии со статьями 259, 264 ТК РФ) можно отправлять в командировку только при следующих условиях:

1. отсутствие противопоказаний в соответствии с медицинским заключением;
2. наличие согласия этих работников на командировку.

Скачать текст: Постановление Правительства №749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (.docx)"

3. Уведомляем о возможности отказа.

В случае, если человека нельзя направить в служебную поездку без его согласия, необходимо ознакомить его с возможностью отказаться от нее.

Для этого составляется письменное уведомление, в котором содержится информация о предстоящей командировке и о возможности от нее отказаться.

Один экземпляр уведомления передается работнику, на втором он может написать, согласен ли он на отъезд и не запрещено ли ему выезжать по медицинскому заключению.

Также такое согласие (несогласие) может быть оформлено работником отдельным письмом и передано в отдел кадров.

Не следует также забывать, что согласие необходимо получить от любого работника, если в отъезде надо будет находиться в выходной день.

4. Издаем приказ и знакомим с ним работника.

В случае, если согласие работника на командировку не требуется, можно сразу издавать приказ о командировании.

До 1 января 2013 года необходимо было использовать образец приказа по унифицированной форме № Т-9.

Сейчас это не является обязательным требованием, поэтому в организации может быть разработана своя форма приказа.

Если в организации не используются служебные задания, то в приказе следует как можно четче обозначить цель поездки.

Кроме того, в приказе должны быть указаны сроки командировки, место, в котором она будет проходить.

В качестве основания вынесения приказа может быть указано служебное задание, если его  оформление все еще предусмотрено локальными актами организации, либо реквизиты какого-то иного документа, обосновывающего необходимость выезда сотрудника за пределы места работы (приглашения, договора и т.д.).

Подписав приказ, руководитель должен ознакомить с ним работника под роспись.

5. Выдаем аванс.

Пунктом 10 Положения о командировании установлено, что до служебной поездки сотруднику выдается аванс на командировочные расходы, предназначенный для оплаты расходов на проезд, помещение и дополнительных расходов.

При этом на основании приказа работодателя или заявления подотчетного лица, в котором указаны сумма денег и срок, на который они выданы, оформляется расходный кассовый ордер по форме 0310002.

Сумма зависит не только от продолжительности командировки, но и от средней стоимости аренды жилья в месте командировки, размера суточных, установленных в организации, и других факторов.

Деньги выдаются работнику под отчет, в связи с чем по приезде ему необходимо будет документально подтвердить все произведенные расходы.

6. Делаем отметки в журнале выбытия и в табеле.

До 2015 года, согласно Положению о командировании, на работодателя была возложена обязанность по учету выбывших в командировку и прибывших сотрудников.

Отъезд сотрудника фиксировался в специальных журналах выбытия. Во многих организациях эти документы все еще ведутся, поэтому в случае его наличия в нем надо сделать соответствующую отметку.

А вот обязанность вести учет фактического времени, отработанного сотрудником, возложенную на работодателя статьей 61 ТК РФ, никто не отменял, поэтому сделать отметку в табеле учета рабочего времени необходимо обязательно.

Прибытие работника, подтверждение срока пребывания в отъезде, авансовый отчет

Со дня возвращения из командировки работнику дается три рабочих дня, чтобы представить авансовый отчет, в котором указываются суммы, потраченные в связи с поездкой.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие срок нахождения работника в командировке (например, проездные билеты), а также реальность указанных в отчете сумм (счет из гостиницы и другие).

Если потраченная сумма меньше выданного аванса, то разница возвращается работодателю, если же больше, то возмещается работнику.

Если сотрудник не возвращает излишне выплаченную сумму аванса, то работодатель вправе удержать ее размер с зарплаты.

Если работник заболел в командировке

Случается так, что, оказавшись в командировке, работник уходит на больничный, не успев выполнить поставленную перед ним задачу.

В таком случае работодатель может продлить срок командировки, издав соответствующий приказ.

Но если сотрудник входит в категорию лиц, для которых установлена возможность отказаться от командировки, то он должен быть письменно ознакомлен не только с приказом о продлении командировки, но и с возможностью отказаться от нее.

Документы для ознакомления могут направляться по электронной почте и другими видами связи.

В приказе может быть указание на выплату работнику дополнительных средств в качестве аванса в связи с продлением командировки, так как за каждый день командировки работнику полагаются суточные, а большее количество дней командировки, разумеется, повысит и расходы.

Листок нетрудоспособности оплачивается по общим правилам.

Срок хранения документов

Отдельной проблемой в кадровой службе любой организации является срок хранения документов, в том числе и бумаг, связанных с командированием работников.

Данный вопрос регулируется Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Сроки хранения разнятся не только в зависимости от вида документа (например, для приказов о командировании и служебных заданий установлены разные сроки хранения), но и в зависимости от особенностей конкретной командировки: была ли она внутрироссийская или зарубежная, какова была ее продолжительность и т.д.

В зависимости от указанных факторов срок хранения может составлять от 5 до 75 лет.

Видео: Статья 167 ТК РФ. Гарантии при направлении работников в служебные командировки.

Рекомендуем ещё статьи по теме:

• Как оплачиваются выходные и праздничные дни в командировке?
• Суточные при командировках в 2021 году: размеры выплат по России, СНГ, за границу
• Положена ли сотруднику компенсация за неиспользуемый отпуск
• Предоставление отгула за работу в выходной день по ТК РФ
• Работа в выходные и нерабочие праздничные дни по ТК РФ
• Как установить сокращенную продолжительность рабочего времени?
• Как по Трудовому кодексу происходит оплата труда в ночное время в 2021 году
• Какая максимальная продолжительность ежедневной работы (смены) в 2021 году?
• Как оплачивается работа в сверхурочное время?