Как заверить копию трудовой книжки правильно
Сведения о том, как заверить трудовую книжку, могут потребоваться при оформлении кредитного займа, при подаче запроса на подготовку визы и в других случаях.
Причем процесс удостоверения документа обладает рядом правил. Неверно подготовленная копия может инициировать отказ в приеме заявления гражданина на проведение той или иной операции.
В каких случаях требуется предъявление документа
Трудовая книга – главный документ, удостоверяющий реальность официального трудоустройства гражданина.
Содержит сведения о месте рабочей деятельности и позволяет установить количество лет стажа.
Оформляется исключительно в соответствии с законодательными нормами, основанными на Постановлении Правительства № 225.
Скачать текст: Постановление Правительства №225 "О трудовых книжках"(.docx)"
Помимо того, что заполнение и хранение документа выступает одним из этапов трудоустройства, он может потребоваться и в иных случаях.
Чаще всего книжку запрашивают для банка в процессе одобрения заявки на кредит либо при его оформлении.
Основной целью выступает необходимость подтверждения тех фактов, что человек действительно работает и обладает стабильным доходом.
Иначе говоря, документ удостоверяет платежеспособность потенциального заемщика, если справки о зарплате недостаточно.
Причем по месту требования обычно предъявляется заверенная копия документа. Оригинал на руки служащим выдается крайне редко.
Это связано с нормами хранения трудовой книжки, обязанности по исполнению которых лежат на работодателе. Подлинный бланк вручается гражданину только после увольнения.
Вдобавок копию трудовой книжки могут затребовать в следующих ситуациях:
- при оформлении визы в посольстве, особенно для поездок с бизнес-целями;
- при реализации права на государственные выплаты, пособия, льготы;
- при взыскании задолженности из суммы официального заработка;
- для удостоверения сведений, указанных гражданином в анкете;
- при анализе степени частоты смены места деятельности.
Ранее трудовая книга входила в пакет документов для получения заграничного паспорта.
Сейчас обязанность в предъявлении ее копии в миграционной службе официально отменена.
Отказ в приеме подобного запроса, мотивированный тем, что гражданин не предоставил заверенный экземпляр книжки, будет неправомерным.
Алгоритм процедуры заверения в 2021 году
Запрос на выдачу копии трудовой книги осуществляется в письменном виде. Работнику потребуется заполнить специальную форму и передать ее в кадровую службу.
Если контора, где трудится гражданин, не отличается масштабами, то обратиться с соответствующей просьбой можно напрямую к руководителю.
Алгоритм подготовки заверенной книжки включает несколько этапов:
1.Копирование трудовой книги. Распространяется на все страницы, на которых имеются записи о профессиональной деятельности.
Первым копируется лист, содержащий информацию о работнике. Последним - разворот с данными о настоящем месте труда. Причем изображение должно быть четким и не размытым.
Плохо пропечатанный текст затруднит чтение и вызовет сомнения в оригинальности предъявляемого экземпляра.
2.Склейка копии. Откопированные страницы прошиваются, склеиваются и пронумеровываются. Конец нитки, скрепившей документ, фиксируется бумажным бланком. На нем же обозначается общее количество листов.
3.Заверение готового экземпляра. Книга удостоверяется единой записью. Однако если страницы не склеены, потребуется заверение каждой из них по отдельности.
Согласно параграфу 62 Трудового Кодекса удостоверенный экземпляр трудовой книжки подлежит выдаче на руки работнику не менее, чем через 3 дня после его обращения.
В юридическом плане копия действительна в течение 30 дней.
Обязательные отметки
Сейчас процесс удостоверения копии трудовой книги осуществляется по новым правилам.
Откорректированные нормы обрели силу еще летом 2018 года. Руководствоваться здесь следует положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В основном изменения коснулись отметок, подлежащих к проставлению в документе.
Особое значение имеет раздел 5, часть 5.26 указанного выше нормативного акта. Пункт содержит пояснения относительно того, как должна выглядеть удостоверяющая запись.
Заверенный образец трудовой книги обязательно включает следующие отметки:
- «верно» (также допускается «копия верна»);
- данные кадрового работника, выполнявшего подготовку копии и заверявшего ее – Ф.И.О., должность, личная подпись и ее расшифровка (сведения проставляются под отметкой «Верно»);
- текущая дата;
- запись о месте хранения оригинального экземпляра – например, «Подлинник документа находится в отделе кадровой службы ООО «Сельхозатрибутика» в деле № 55-42 за 2021 год»;
- печать компании (если имеется) – проставляется таким образом, чтобы чернила не перекрывали подписи должностных лиц.
Указанные отметки фиксируются на последнем листе документа. Причем запись о том, где находится подлинник, как раз выступает нововведением. Прежде такого правила не существовало.
До вступления в силу корректировок в перечень обязательных отметок также входила формулировка - работает по настоящее время. Сейчас требование отсутствует.
Однако некоторые финансовые организации до сих пор предпочитают, чтобы отметка была проставлена.
В этом случае необходимо уведомить уполномоченное лицо о необходимости ее внесения. Отказать в этом работнику не могут.
Подготовка копии трудовой книжки обычно осуществляется сотрудником кадрового отдела либо бухгалтером.
Главный управленец также наделен полномочиями по удостоверению документа.
Причем в большинстве организаций имеется специальный штамп для заверения, что значительно упрощает процедуру.
Заверенный образец трудовой книжки подготавливается работодателем лично либо через кадровый отдел.
Копия включает сведения всех страниц документа и содержит особые отметки, удостоверяющие ее юридическую силу.
Экземпляр, оформленный неправильно либо с ошибками, может быть не принят в организации, затребовавшей его.
Поэтому при заверении книжки необходимо опираться на положения раздела 5, пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Видео: Как заверяется копия по новому ГОСТу.
Watch this video on YouTube
Рекомендуем ещё статьи по теме: